A IA a trabalharnos serviços profissionais.

Os prazos de cada cliente acompanhados e os documentos pedidos a tempo, a partir do software que o escritório já usa.

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O desafio

Em muitos escritórios, a margem perde‑se em horas por faturar.

Num gabinete de contabilidade, numa sociedade de advogados ou numa consultora, o registo de horas e a faturação raramente falam entre si, e os documentos dos clientes chegam por email. Saber quanto rende cada cliente obriga a cruzá‑los à mão, e isso costuma ficar para o fim do trimestre.

  1. 01

    Horas registadas de memória

    As horas lançam‑se à sexta‑feira, de cabeça, e parte do trabalho nunca chega a ser registada. A avença fica igual enquanto o cliente pede cada vez mais.

  2. 02

    Prazos em agendas pessoais

    Obrigações fiscais, prazos processuais e entregas de projeto acompanhados em agendas e folhas soltas. Cumprir um prazo depende de alguém se lembrar dele na semana certa.

  3. 03

    Documentos sempre por pedir

    Extratos e faturas de compra pedidos por email, um a um, e reclamados outra vez dias depois. Uma parte de cada mês vai em correr atrás do que falta.

No dia a dia

Perguntas que passam a ter resposta

  1. Que prazos processuais terminam nas próximas duas semanas?
  2. Quantas horas ficaram por faturar no último trimestre?
  3. Que propostas enviadas ainda não tiveram resposta?
  4. Que projetos estão acima do orçamento de horas?
  5. Que clientes mudaram de regime de IVA este ano?
A IA no trabalho

Antes de renovares uma avença, sabes quantas horas ela custou.

A IA cruza o registo de horas com a faturação e o calendário de obrigações para mostrar a rentabilidade de cada avença e o que está por entregar. Também pede aos clientes o que falta e encontra pareceres, minutas e propostas antigas no arquivo interno.

Rentabilidade por avença

Horas registadas cruzadas com o valor da avença de cada cliente, trimestre a trimestre.

Propostas anteriores

Propostas, pareceres e minutas encontrados no arquivo interno, com o resultado de cada um.

Obrigações do mês

Obrigações fiscais e entregas por estado, para a equipa saber onde está o atraso.

Faturação do mês

Horas conferidas e trabalho extra separado antes de cada fatura seguir para aprovação.

Valores ilustrativos.

Os dados que já tens, a trabalhar

Ligamo‑nos aos sistemas que já tens, sem os substituir, e és tu quem decide que dados cada agente pode ler.

  1. Liga‑se ao que já usas

    ERP, CRM, email e documentos ficam onde estão, e ninguém tem de mudar de sistema.

  2. Lê e cruza os dados

    Junta o que hoje está espalhado e encontra o que não bate certo.

  3. Propõe, tu aprovas

    Cada ação sensível passa por quem tem autoridade para a aprovar.

  4. Age e deixa registo

    Executa nos sistemas da equipa e regista a origem de cada decisão.

O primeiro agente costuma ser o que pede documentos aos clientes.

É o trabalho mais repetido do mês e o mais fácil de medir. A rentabilidade por avença vem a seguir, com o registo de horas e a faturação ligados.

  1. 01

    Diagnóstico

    Mapeamos a operação e os dados e escolhemos o que chega primeiro à produção.

    • Fontes de dados mapeadas
    • Oportunidades avaliadas
    • Âmbito e plano definidos
  2. 02

    Primeiro sistema em produção

    Construímos nas ferramentas que já usas e pomos o sistema a trabalhar com casos reais.

    • Ligação ao registo de horas e à faturação ativa
    • Agente de pedidos de documentos em produção
  3. 03

    Equipa autónoma

    A tua equipa assume o sistema e escolhemos juntos o próximo processo.

    • Gestores de cliente formados
    • Próximo processo escolhido

Perguntas frequentes

Não encontras a resposta? Pergunta-nos diretamente, numa call de 30 minutos.

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Funciona com o nosso software de contabilidade?

Na maior parte dos casos, sim. Ligamo‑nos pela API quando o software a tem, à base de dados quando está nos teus servidores ou a exportações agendadas de balancetes, extratos e registos de horas. O caminho para o teu fica definido no diagnóstico.

Como fica o sigilo profissional?

Os documentos dos clientes ficam na tua infraestrutura, com acessos por equipa e por cliente e registo de quem consultou o quê. Os acessos são configurados contigo para respeitar as regras de sigilo da tua ordem profissional e o RGPD.

A IA assina declarações ou dá pareceres?

Não. Prepara rascunhos e assinala o que falta, e quem tem a responsabilidade profissional revê e submete cada declaração, parecer ou entrega.

Serve também para advogados e consultoras?

Sim. Num gabinete de contabilidade costuma começar pelos documentos e pelas obrigações; numa sociedade de advogados, pelos prazos processuais e pela pesquisa em pareceres e minutas; numa consultora ou numa empresa de engenharia, pelas horas por projeto face ao orçamento.

Que clientes te custam mais horas do que pagam?

Traz essa pergunta para uma call de 30 minutos e sai com uma ideia clara de como lhe responder com os dados que já tens.

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Escreve a pergunta que a tua operação não consegue responder hoje. Respondemos por email com o caminho para lá chegar.

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